Es ist wieder so weit. Meist zum Jahreswechsel oder aber in den ersten beiden Monaten im neuen Jahr bekommen die meisten Haushalte die Nebenkostenabrechnung. Diese ist in den meisten Fällen mit einer Nachzahlung in teilweise großer Höhe verbunden. Was aber, wenn man das Gefühl hat, die Nachzahlung sei unberechtigt oder aber viel zu hoch? Welche Möglichkeiten hat man, was kann man dagegen machen?
Warum so viele Abrechnungen nicht stimmen
Immer wieder gibt es Berichte, gerade auch in den öffentlichen und sozialen Medien, dass viele Vermieter und Wohnungsbaugesellschaften ihre Mieter über die Nebenkostenabrechnungen nochmal zur Kasse bitten. Meist sogar in einem Rahmen, welchen man schon als skandalös nennen kann. Dies ist nicht widerlegbar, aber bei Vergleichen mit vielen Vermietern und Hausverwaltungen wurde festgestellt, dass es sich in den wenigsten Fällen um bewusste Manipulation handelt, sondern um komplizierte Sachverhalte, welche die Fehler in den Nebenkostenabrechnungen verursachen.
Das Recht, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen, hat jeder Mieter. Dabei spielt es keine Rolle, ob Absicht oder nicht hinter der hohen Abrechnung steckt. Dabei sind die Fehlerquellen unterschiedlichster Natur und lassen sich auf keinen Wohnungstypen festlegen. Es gibt aber Fehler, die erscheinen in vielen Abrechnungen und fallen deswegen auch auf.
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Was sind die Fehlerquellen?
Die Abrechnungsfrist ist die am häufigsten bemerkte Fehlerquelle in der Nebenkostenabrechnung. In der Regel ist es so, dass die Abrechnungen für einen Zeitraum von 12 Monaten gelten und innerhalb 12 weiterer Monate zugestellt werden muss. Sollten dem Vermieter aber nicht alle Rechnungen vorliegen in diesem Zeitraum, muss er die Nebenkostenabrechnungen zustellen. Sonst hat er keinerlei Ansprüche mehr darauf. So wird dann meist geschätzt, was der Verbrauch oder die Rechnungssumme war. Ist dann zu viel vom Mieter gezahlt worden sein, hat dieser ein zeitlich unbegrenztes Recht, dagegen vorzugehen.
Ein weiterer Fehlerpunkt sind die falschen Vorauszahlungen und Kalkulationen. Diese treten vorwiegend dann auf, wenn ein Mieter unterjährig, also nach unter einem Jahr, die Wohnung wieder kündigt. In solchen Situationen sind Rechenfehler größtenteils vorbestimmt. Auch die falsche Anwendung eines Abrechnungsschlüssels führen häufig zu solchen Fehlern. Dabei kann die Anzahl der Personen, die Fläche, die Zeit oder der Verbrauch angewandt werden. Überwiegend richtet sich der sogenannte Umlageschlüssel, aber nach der Größe der Wohnung. Dabei sind Dachschrägen, Wintergärten oder Balkone zu berücksichtigen, welche nur zu bestimmten Teilen in die Fläche gerechnet werden dürfen. Da hilft größtenteils selber nachmessen.
Was darf in der Nebenkostenabrechnung stehen?
Dies sind die sogenannten nicht umlagefähigen Betriebskosten wie Grundsteuer, Abwassergebühren, Straßenreinigung, Gartenpflege, Hausmeisterkosten oder Heiz und Warmwasserkosten. Da ist der Vermieter aber an die Betriebskostenverordnung und den Mietvertrag gebunden. Auch muss der Vermieter wirtschaftlich handeln, was aber nicht leicht nachzuweisen ist auf der Abrechnung. Da hat der Gesetzgeber aber gehandelt und zum Beispiel vorgegeben, wie oft man die Kosten für die Reinigung des Treppenhauses tragen muss.
Nebenkostenabrechnung prüfen lassen – Ja oder Nein?
Die Nebenkostenabrechnung ist ein komplexer und stark fehleranfälliger Prozess, welchen es immer zu überprüfen lohnt. Dabei ist der Vermieter unter Zeitdruck, da er aus einem Abrechnungszeitraum von 12 Monaten die Rechnungen sammeln und dann umrechnen muss, da sonst seine Ansprüche verfallen. Dazu kommt eine jährliche Veränderung des bestehenden Mietrechtes, was dazu führt, dass Punkte, die dieses Jahr aktuell waren, es im darauffolgenden Jahr nicht mehr sind. Dadurch entstehen Fehler, welche nicht durch böse Absicht geprägt sind, sondern viel mehr durch die stetigen Änderungen der Gesetzeslage. Eine falsche Nebenkostenabrechnung und Nachzahlung kann auch zur Folge haben, dass die Abschlagszahlungen angepasst werden. Eine Nebenkostenabrechnung bei berechtigten Zweifeln prüfen lassen, sollte immer in Betracht gezogen werden.
Verspätete Nebenkosten: So holen Sie Ihr Geld zurück
1. Frist für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung
Gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Wird diese Frist nicht eingehalten, verliert der Vermieter das Recht, Nachforderungen zu stellen. Ausnahmen gelten nur, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er die Frist unverschuldet nicht einhalten konnte. Dies könnte beispielsweise durch außergewöhnliche Umstände wie verspätete Datenlieferungen von Energieversorgern oder andere unvorhergesehene Ereignisse begründet sein.
2. Rückforderung zu Unrecht gezahlter Nachzahlungen
Wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt wird und der Mieter dennoch eine Zahlung leistet, besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Rückerstattung der zu Unrecht gezahlten Beträge. Nach § 812 BGB handelt es sich hierbei um eine ungerechtfertigte Bereicherung, da der Vermieter keine rechtliche Grundlage mehr hat, diese Zahlung einzufordern. Der Mieter kann den gezahlten Betrag in vollem Umfang zurückfordern.
3. Schritte zur Rückforderung der zu Unrecht gezahlten Beträge
Überprüfung der Nebenkostenabrechnung:
- Prüfen Sie, ob die Abrechnung tatsächlich außerhalb der gesetzlichen Frist zugestellt wurde (mehr als 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums).
- Stellen Sie sicher, dass der Vermieter keine rechtlich anerkannten Gründe für die Verspätung anführen kann.
Schriftliche Rückforderung:
- Fordern Sie den Vermieter schriftlich auf, den zu Unrecht gezahlten Betrag zurückzuzahlen.
- Setzen Sie eine angemessene Frist, beispielsweise 14 Tage, und legen Sie eine Kopie der Überweisung sowie der verspäteten Abrechnung bei.
- Formulieren Sie klar, dass die Zahlung irrtümlich erfolgt ist und eine Rückerstattung erforderlich ist.
Eskalation über den Rechtsweg:
- Falls der Vermieter nicht reagiert oder die Rückzahlung verweigert, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen. Eine Klage auf Rückzahlung kann beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden.
4. Präventive Maßnahmen für die Zukunft
- Prüfen vor der Zahlung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Nebenkostenabrechnung gründlich prüfen, insbesondere, ob sie fristgerecht eingegangen ist.
- Beratung einholen: Im Zweifelsfall sollten Sie sich an einen Mieterverein oder einen Anwalt wenden, bevor Sie Nachzahlungen leisten. Diese Experten können beurteilen, ob die Abrechnung rechtmäßig ist.
- Dokumentation: Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen, wie Abrechnungen, Schriftverkehr und Überweisungsbelege, sorgfältig auf. Sie dienen als wichtige Beweise im Falle eines späteren Streits.
Mustervorlage – Verspätete Nebenkosten holen Sie Ihr Geld zurück
Absender:
[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[PLZ, Ort]
Empfänger:
[Vermieter Name]
[Adresse des Vermieters]
[PLZ, Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Rückforderung zu Unrecht gezahlter Nachzahlung aus Nebenkostenabrechnung
Sehr geehrte/r [Name des Vermieters],
hiermit fordere ich Sie auf, die von mir am [Datum der Überweisung] überwiesene Nachzahlung in Höhe von [Betrag] € aus der Nebenkostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum [Zeitraum, z. B. 01.01.2022 bis 31.12.2022] unverzüglich zurückzuerstatten.
Die Nebenkostenabrechnung wurde mir erst am [Datum des Zugangs der Abrechnung] zugestellt. Damit wurde die gesetzliche Frist von 12 Monaten gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB überschritten, da der Abrechnungszeitraum am [Datum des Endes des Abrechnungszeitraums, z. B. 31.12.2022] endete.
Da Nachforderungen nach Ablauf der Frist ausgeschlossen sind, war die Nachzahlung nicht geschuldet. Meine Überweisung erfolgte irrtümlich und stellt somit eine ungerechtfertigte Bereicherung Ihrerseits gemäß § 812 BGB dar.
Bitte überweisen Sie den Betrag in Höhe von [Betrag] € bis spätestens [Frist, z. B. 14 Tage ab Zustelldatum des Schreibens] auf folgendes Konto zurück:
Kontoinhaber: [Ihr Name]
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [Ihre BIC]
Bank: [Name Ihrer Bank]
Sollte ich bis zum genannten Datum keine Rückzahlung erhalten, behalte ich mir vor, rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre Unterschrift, falls postalisch]
[Ihr Name]
Wichtig: Versenden Sie das Schreiben am besten per Einschreiben.
Hinweis: Keine Rechtsberatung
Es ist wichtig zu betonen, dass wir keine Anwaltskanzlei sind. Sollten Sie rechtliche Fragen haben, empfehlen wir Ihnen, sich direkt an einen spezialisierten Fachanwalt für Mietrecht oder an einen Mieterverein zu wenden. Der Beitritt zu einem Mieterverein lohnt sich in den meisten Fällen, da Sie dort fundierte Beratung und Unterstützung erhalten. Die Mitgliedsbeiträge liegen in der Regel zwischen 80 und 130 Euro pro Jahr – eine Investition, die sich oft schnell auszahlt.
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